En la actualidad, el desorden administrativo implica un elevado costo financiero. Un ejemplo claro de esto es el Sistema de Información Simplificado Agrícola (SISA). La falta de procedimientos concretos para presentar a tiempo las declaraciones juradas relacionadas con siembra, existencias o producción puede afectar gravemente la calificación fiscal de la empresa, que podría descender de Estado 1 a Estados 2 o 3.
Esto se traduce rápidamente en retenciones superiores de IVA y Ganancias, demoras constantes en las devoluciones de saldos a favor y, en consecuencia, una significativa pérdida de liquidez. “El desorden ya no es solo un tema de papeles atrasados; representa una sanción financiera directa”, advierte Jan Jencquel, gerente operativo de Gestor Max.
“Dado que los entes fiscalizadores utilizan algoritmos y realizan cruces de datos en tiempo real, los productores deben formalizar su administración interna con procesos igualmente robustos para evitar sanciones legales y multas”, aconseja el experto.
En los últimos años, la actitud empresarial hacia una administración profesional se ha modificado lentamente, ya que la necesidad de contar con indicadores, seguimiento y organización interna se ha vuelto indispensable para llevar adelante una gestión efectiva. En consecuencia, se deben implementar procesos formalizados que indiquen a cada miembro del equipo lo que corresponde hacer, cómo efectuarlo y qué registros mantener. Según se menciona, estos protocolos “facilitan un trabajo concentrado, fomentan la coordinación en los grupos y permiten escalar el crecimiento institucional”.
En una organización profesional, “un proceso es un conjunto de actividades ordenadas con el objetivo de obtener un resultado específico”. En las empresas agropecuarias, la aplicación de procesos es crucial debido a la distancia física que generalmente existe entre donde se origina la información —el campo— y donde se procesa —la oficina—, lo que puede producir desconexiones. En este sentido, establecer procesos claramente definidos se convierte en una herramienta esencial para garantizar una administración organizada y eficaz, sostiene Jencquel.
Simplificando, cada proceso actúa como un sistema que se activa mediante un input —un disparador o indicación inicial— que desencadena una serie de tareas estandarizadas. Al finalizar, se genera un output o resultado que puede concluir la tarea o convertirse en el inicio de la siguiente. Un ejemplo de disparadores podría ser la entrega de un trabajo en una fecha determinada, la entrada de comprobantes o cualquier actividad que requiera atención regular.
El fin de un proceso es lograr estandarización mediante la definición de un método uniforme para tareas recurrentes, ya que no tiene sentido sistematizar acciones excepcionales. Para lograrlo, es esencial llevar a cabo un análisis con quienes realizan la tarea diariamente, quienes están familiarizados con todos los detalles y matices del proceso, utilizando un enfoque crítico para identificar oportunidades de mejora o simplificación. “Es importante evitar caer en el error de perfeccionar procedimientos que, simplemente, no deberían existir”, advierte Jan.
Una vez relevado el proceso, el siguiente paso implica formalizarlo a través de una documentación accesible para todo el equipo, que funcione como una guía de consulta constante. Generalmente, estos documentos deben incluir ciertos puntos clave:
Redactar el proceso es solo el primer paso; el verdadero reto es llevarlo a la práctica. Esto requiere, en primer lugar, el compromiso de la dirección. “Es fundamental que desde los niveles más altos se mantenga un alineamiento completo con la dirección a seguir”, enfatiza Jencquel.
El segundo paso consiste en garantizar una comunicación interna clara sobre el proceso, de manera que cada miembro del equipo conozca su existencia, las tareas a su cargo y las expectativas que se tienen sobre ellos, señala el informe.
¿Es correcto desentenderse una vez que los procesos están redactados e implementados? En absoluto. “Es necesario realizar un seguimiento y revisión regular, manteniendo siempre la filosofía de la mejora continua, que consiste en la búsqueda constante de optimizaciones”, indica el experto.
Una correcta implementación de procesos influye directamente en la optimización de las “horas hombre”, al evitar la necesidad de pensar cada vez en cómo actuar frente a tareas recurrentes. Asimismo, contar con documentación clara respecto al qué, cómo y cuándo de las actividades facilita la expansión del negocio y la capacitación de nuevos equipos, reduciendo los costos en este aspecto. Finalmente, la estandarización permite una planificación estratégica efectiva y una proyección precisa de la ejecución de las tareas. “Mientras que una carga laboral sin circuitos claros provoca estrés, un flujo de trabajo ordenado se transforma en un verdadero planeamiento”, concluye el directivo.
